Az ügyviteli rendszerek egy idő után elavulhatnak, s ez kétségtelen. Amennyiben ez megtörténik, mindenképp érdemes elgondolkodni egy új rendszer bevezetésén, amely kielégíti a megnövekedett igényeket, s minden esetben megbízható használatot biztosít. A váltás számtalan ok miatt bekövetkezhet, s ilyen lehet a megnövekedett hardver igény is. Amennyiben az adott cég hardveres szempontból nem képes az ügyviteli rendszer technikai követelményeinek megfelelni, mindenképp váltásra van szükség. Emellett, nem szabad megfeledkezni az elavult felületekről sem, amelyek szintén problémákat okozhatnak a cég működésében. Az új alkalmazottak, csak nagyon nehezen tanulnak bele a szoftver kezelésébe, s ez mindenképp lassítja a cég működését. A legújabb ügyviteli rendszerek ergonomikus, univerzális felülettel rendelkeznek, így a kezelésük szinte gyerekjáték, ugyanakkor a tudásuk is kielégít minden igényt. Továbbá, a felhő alapú ügyviteli rendszerek is nagy előrelépést jelenthetnek, mivel sok esetben a munkatársak távol dolgoznak a cég központjától, s így a hatékony kommunikáció felhő alapú ügyviteli rendszer nélkül nem jöhet létre!